Event- & Projektmanager (100%) (m, w, d)

Wir sind H+O communications Ltd. , eine renommierte Kommunikationsagentur im Healthcare-Bereich, sowie healthbook , ein medizinischer Verlag mit Sitz in Zug. Unsere Expertise liegt in der Entwicklung hochwertiger Kommunikationsmaßnahmen über Print- und digitale Kanäle.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte und organisierte Events- & Projektmanager (100%) (m, w, d) .

Sie denken in Strukturen, planen mit Präzision und verlieren auch bei komplexen Projekten nie den Überblick? Dann gestalten Sie mit uns die Zukunft der medizinischen Kommunikation.

Ihre Aufgaben

• Sie planen, koordinieren und führen Medical Events (Advisory Boards, Symposien, Kongress‑Satelliten, Investigator Meetings) von der Konzeption bis zur Nachbereitung durch.
• Sie erstellen detaillierte Projektpläne, definieren Meilensteine, überwachen Timelines und steuern Budgets mit Hilfe etablierter Projektmanagement‑Methoden.
• Sie koordinieren interne Teams (healthbook Team, Medical Writer, Grafik, IT) sowie externe Dienstleister und Venues und stellen eine reibungslose Kommunikation zwischen allen Stakeholdern sicher.
• Sie identifizieren Risiken frühzeitig, dokumentieren Abweichungen und erarbeiten proaktiv Lösungsszenarien.
• Sie stellen die Einhaltung von regulatorischen Anforderungen (z. B. Transparenzregelungen, Compliance‑Vorgaben der Pharmaindustrie) bei allen Veranstaltungen sicher.
• Sie führen strukturierte Projektreviews und Lessons‑Learned‑Analysen durch und optimieren kontinuierlich interne Prozesse und Templates.
• Sie betreuen Kundenbeziehungen professionell, bereiten Meetings strukturiert vor und dokumentieren Ergebnisse und Entscheidungen nachvollziehbar.

Ihr Profil

• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Abgeschlossenes Studium, idealerweise in Life Sciences, Gesundheitswesen, Eventmanagement oder einem vergleichbaren Fachbereich.
• Nachgewiesene Erfahrung im Projektmanagement, vorzugsweise in der Pharma‑, Biotech‑, Medtech‑ oder Healthcare‑Kommunikation.
• Sicherer Umgang mit PM‑Tools wie MS Project, Jira, Asana.
• Erfahrung mit Budgetplanung und -Controlling sowie mit der Erstellung und Pflege von Projektplänen und RACI‑Matrizen.
• Kenntnisse in der Veranstaltungsorganisation: Vendor Management, Venue‑Auswahl, Logistikkoordination, On‑site Management.
• Vertrautheit mit Compliance‑Anforderungen in der Pharmaindustrie (z. B. EFPIA‑Kodex, Transparenzregelungen) von Vorteil.
• PM‑Zertifizierung (PMP, IPMA, PRINCE2 oder vergleichbar) ist ein Plus.

Persönlichkeit & Arbeitsweise

• Sie arbeiten ausgesprochen strukturiert, analytisch und präzise – Sie denken in Systemen und Prozessen.
• Sie behalten auch bei parallelen Projekten und vielfältigen Aufgaben stets den Überblick und setzen klare Prioritäten.
• Sie kommunizieren proaktiv, transparent und klar – intern wie extern.
• Sie sind lösungsorientiert und belastbar: Herausforderungen begegnen Sie mit Ruhe und einem klaren Plan.
• Hohe Qualitätsstandards sind für Sie selbstverständlich, nicht verhandelbar.

Interessiert?

Wenn Sie die beschriebenen Qualifikationen besitzen und weltweite Medical Events aktiv gestalten wollen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.