Anwalts- und Notariatsassistent 100% (m/w/d)

Einleitung

Für unseren Kunden, ein renommiertes und professionell aufgestelltes Dienstleistungsunternehmen im juristischen Umfeld, suchen wir eine zuverlässige und engagierte Persönlichkeit als Anwalts- und Notariatsassistent/-in. In dieser vielseitigen Funktion übernehmen Sie Verantwortung für klar definierte Tätigkeitsbereiche und stellen einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft sicher, ergänzt durch eine zusätzliche Stellvertretungsfunktion in der Teamleitung und Unterstützung im HR‑Bereich.

Aufgaben

• Selbstständige Ausarbeitung unterschiedlicher Dokumente und Vorlagen im notariellen Umfeld
• Planung, Organisation und Koordination der administrativen Abläufe im Sekretariat
• Kommunikationsdrehscheibe für interne und externe Ansprechpartner: Betreuung von Klientinnen/Klienten, Austausch mit Behörden und Gerichten
• Verfassen, Überarbeiten und Strukturieren von Korrespondenz sowie termingerechte Bearbeitung des E‑Mail‑Postfachs
• Erstellung von Abrechnungen, Gebührenrechnungen und Mahnungen
• Überwachung von Terminen, Fristen und Pendenzen
• Verantwortungsvolle elektronische und physische Archivierung sowie strukturierte Aktenführung
• Administrative Unterstützung in komplexen Verfahren wie Willensvollstreckungen und Erbteilungen

Erweiterte Funktion Als Stellvertretung Der Sekretariatsleitung

• Unterstützung der Führung des Sekretariatsteams sowie der juristischen Fachpersonen in HR‑bezogenen Themen
• Stellvertretende Organisation und operative Koordination eines größeren Sekretariatsteams
• Sicherstellung eines effizienten Betriebsablaufs in enger Zusammenarbeit mit dem Management
• Bearbeitung von Lohn‑ und Versicherungsangelegenheiten sowie Mitarbeit in der Personaladministration
• Aktive Mitgestaltung, Optimierung und Weiterentwicklung interner HR‑Prozesse
• Organisation und Planung interner Anlässe und Mitarbeitenden‑Events

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Von Vorteil: Erfahrung in einer Anwaltskanzlei, einem Notariat oder in einer ähnlichen dienstleistungsorientierten Umgebung
• Fähigkeit, anspruchsvolle Dossiers selbstständig, strukturiert und zuverlässig zu führen
• Rasche Auffassungsgabe, hohe Dienstleistungsorientierung und professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie versierter Umgang mit MS‑Office
• Freude an der Teamarbeit, Belastbarkeit und die Fähigkeit, Prioritäten auch in hektischen Zeiten klar zu setzen

Vorteile

• Zeitgemässe Arbeitsbedingungen, moderne Infrastruktur und attraktive Sozialleistungen
• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum
• Kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Teilnahme an internen Events, Workshops und Teamanlässen

Referenz: JN - .