HR-Spezialist (m/w)

In dieser Rolle steuern Sie die HR-Prozesse für das EDA-Topkader, koordinieren Interviews und administrative Abläufe und arbeiten eng mit Fachabteilungen zusammen. Sie unterstützen zentrale Projekte, wie Zeremonien und Bundesratsgeschäfte, und sichern präzise Kommunikation sowie Dokumentation. Sie arbeiten in einem anspruchsvollen Umfeld mit hohem Informationsfluss und zeitlichem Druck. Ihr Beitrag hilft, Kandidaten sorgfältig zu betreuen, Entscheidungen zu unterstützen und den Wissenstransfer sicherzustellen. Die Position bietet Einblick in die Bundesverwaltung und die Arbeit mit Top-Führungskräften.

• gesund am Arbeitsplatz
• Vielfalt und Chancengleichheit
• Arbeitskultur im öffentlichen Sektor

• Leitung und Verwaltung der HR-Prozesse für das EDA-Topkader (Stellenausschreibungen, Bewerbungsmanagement, Kommunikation, Versetzungen)
• Bearbeitung komplexer Anfragen in Rücksprache mit Fachdiensten und Koordination der Antworten
• Vor- und Nachbereitung von Interviews inklusive Protokollführung
• Unterstützung bei Projekten wie Zeremonien für neue/ausgetretene Diplomateninnen und Diplomaten
• Erarbeitung von Richtlinien, Checklisten und Wissensvermittlung für den Topkader
• Vorbereitung und Nachbereitung von Bundesratsgeschäften (Anträge, Biografien, Medienmitteilungen, interne Kommunikation)
• Ansprechperson für Rückfragen zum Bestellungsverfahren der Generalkonsule
• Administrative Tätigkeiten (Termine, Sitzungsunterlagen, Dokumentenablage, HR-IT-Tool-Auswertungen)
• Erstellung von Leitfäden und Merkblättern; Sichern von Wissenstransfer und Einarbeitung neuer Mitarbeitender

• Erste Berufserfahrung in HR-Prozessen (Planung, Gewinnung, Betreuung, Erhaltung, Entwicklung, Austritt)
• Fundierte Kenntnisse der Microsoft Produktpalette, insbesondere Excel und Word
• Hohe Präzision und effiziente Arbeitsweise, auch in Kontrollprozessen
• Situations- und adressatengerechte Kommunikation
• Ausgeprägte analytische und konzeptuelle Fähigkeiten
• Strukturierter Umgang mit hohem Informationsfluss, großen Datenmengen und multiplen Anwendungen
• Belastbarkeit, Zeitdruck-tauglich und souveräner Umgang mit anspruchsvollen Situationen
• Kenntnisse des HRM der Bundesverwaltung, der HR-Prozesse im Bund sowie des Bundespersonalrechts von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse; gute Kenntnisse einer zweiten Amtssprache (Französisch)
• Gute mündliche und schriftliche Deutsch- und Französischkenntnisse

• präzise Arbeitsweise
• Belastbarkeit
• analytisches Denkvermögen
• Microsoft Excel
• Microsoft Word
• HR-IT Tools