ASAP: HR Admin Manager - Schweiz 80-100% (m/w/d)

About Our Client

Unser Kunde ist ein etabliertes Unternehmen im produzierenden Bereich im Grossraum Winterthur, wir suchen eine/n erfahrenen HR Admin Manager welcher das Schweizer Team baldmöglichst für mindestens 6 Monate unterstützen kann, on-site Präsenz ist wichtig.

Job Description

End‑to‑End‑Verantwortung für HR‑Administration Schweiz

Fachliche Ansprechperson für HR‑administrative Themen für Mitarbeitende und Führungskräfte in der Schweiz

• Verantwortung für die administrative Abwicklung des gesamten Employee Lifecycles (Eintritt bis Austritt)
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bestätigungen, Arbeitszeugnissen und weiteren personalrelevanten Dokumenten gemäss Schweizer Recht
• Sicherstellung der korrekten und gesetzeskonformen Führung von Personalakten und digitalen Personaldossiers
• Koordination von On‑ und Offboarding‑Prozessen inkl. Bewilligungen (L, B, C) und Kontakt mit Behörden
• Termingerechte An‑ und Abmeldungen bei Sozialversicherungen (AHV/ALV/IV/EO), Pensionskassen (BVG/LPP), Unfallversicherung (UVG), Krankentaggeldversicherung (KTG) sowie Familienausgleichskassen
• Administrative Unterstützung bei jährlichen HR‑Prozessen wie Performance‑ und Vergütungsrunden
• Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien sowie der schweizerischen Datenschutz‑ und GDPR‑Vorgaben

2. HR‑Systeme & Prozessoptimierung

• Pflege, Weiterentwicklung und Optimierung der HR‑Informations‑ und Zeiterfassungssysteme (z. B. SAP, Workday, Abacus oder vergleichbare Systeme)
• Sicherstellung einer hohen Datenqualität für HR‑Reportings und operative Entscheidungen
• Identifikation und Umsetzung von Effizienz‑ und Standardisierungspotenzialen in HR‑administrativen und payrollnahen Prozessen
• Mitwirkung bei der Einführung neuer digitaler HR‑Tools und Systemanpassungen

3. Compliance, Richtlinien & Governance

• Sicherstellung der Einhaltung des Schweizer Arbeitsrechts sowie allfälliger Gesamtarbeitsverträge
• Mitwirkung an HR‑Governance‑Themen und Unterstützung bei internen und externen Audits
• Laufende Beobachtung gesetzlicher Änderungen und Überführung regulatorischer Anforderungen in operative HR‑Prozesse

The Successful Applicant

Berufserfahrung

• Mindestens 7 Jahre Erfahrung in der HR‑Administration in der Schweiz
• Nachweisliche, praxisnahe Erfahrung im Umfeld der Schweizer Payroll‑Administration (zwingend)
• Erfahrung in einem internationalen oder matrixorganisierten Umfeld von Vorteil

Ausbildung & Zertifikate

• Hochschulabschluss oder gleichwertige Ausbildung in Human Resources, Betriebswirtschaft oder einer verwandten Fachrichtung
• Eidgenössischer HR‑Fachausweis oder vergleichbare Qualifikation wünschenswert

Fachliche Kompetenzen

• Sehr gute Kenntnisse des Schweizer Arbeitsrechts, der Sozialversicherungen und der arbeitsrechtlichen Compliance
• Ausgeprägte HRIS‑ und Payroll‑Systemkenntnisse
• Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse

Sprachen

• Fliessend in Deutsch und Englisch (mündlich und schriftlich)

Persönliche Kompetenzen

• Hohe Genauigkeit und ausgeprägtes Zahlenverständnis
• Strukturierte, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Organisations‑ und Kommunikationsfähigkeiten
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Ausgeprägte Service‑ und Kundenorientierung
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten parallel zu steuern und Termine einzuhalten

What's on Offer

• rascher Start - vielseitige Rolle mit Verantwortung
• etabliertes Unternehmen mit globalem Footprint